Provisión de cartera
Se entiende por provisión de cartera el valor que la empresa, según análisis del comportamiento de su cartera, considera que no es posible recuperar, y por tanto debe provisionar.
Siempre que una empresa realice ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, constituyéndose para la empresa una pérdida, puesto que no le será posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito.
El valor de las ventas a crédito no pagado por los clientes constituye una pérdida para le empresa que debe reconocerse en el resultado del ejerció, por tanto se debe llevar como un gasto.
La provisión de cartera, una vez calculada disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto.Métodos de provisión
La legislación tributaria colombiana ha considerado dos métodos para el cálculo de la provisión de cartera, los cuales están contemplados en el decreto 187 de 1975 en los artículos 74 y 75:
Art. 74.- Como deducción por concepto de provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro fijase como cuota razonable hasta un treinta y tres por ciento (33%) anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida.
B. Provisión general
Art. 75.- Los contribuyentes que lleven contabilidad de causación y cuyo sistema de operaciones origine regular y permanentemente créditos a su favor tendrán derecho a que se les deduzca de su renta bruta, por concepto de provisión general para deudas de dudoso o difícil cobro, un porcentaje de la cartera vencida, así:El cinco por ciento (5%) para las deudas que en el último día del y ejercicio gravable lleven más de tres meses de vencidas sin exceder de seis (6) meses.El diez por ciento ( 10% ) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de seis (6) meses de vencidas sin exceder de un (1) año.El quince por ciento (15%) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de un (1) año de vencidas.Parágrafo 1. Esta deducción sólo se reconocerá cuando las deudas y la provisión estén contabilizadas y el contribuyente no haya optado por la provisión individual.Parágrafo 2. El contribuyente que en años anteriores haya solicitado la provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro y opte por la provisión general de que trata este artículo, deberá hacer los ajustes correspondientes.
Provisión individual
Para determinar la provisión de cartera por éste método, se toma el saldo que al final del año o periodo en que se haga el cálculo, y aquellas cuentas que tengan más de un año de vencimiento, se les aplica un 33% como provisión.
Ejemplo: La cartera de NN S.A a 31 de diciembre de 2006 es de $120.000.000 y de esos $25.000.000 tienen más de un año de vencimiento, entonces:
25.000.000*33% = 8.250.000.
La contabilización de este valor es:
Cuenta
Debito
Crédito
519910
8.250.000

139905

8.250.000
En consecuencia, el valor de la cartera disminuye en el valor de la provisión y el nuevo saldo es de 120.000.000-8.250.000 = 111.7500.000
Provisión general
Igual que en la provisión individual, al final del periodo se determinan los vencimientos de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen:
Entre 3 y 6 meses de vencidasEntre 6 y 12 meses de vencidasMás de 12 meses de vencidas
Supongamos que la empresa N.N S.A tiene los siguientes valores de cartera vencida:
Entre 3 y 6 meses $10.000.000Entre 6 y 12 meses $6.000.000Más de 12 meses $4.000.000
Entonces10.000.000*5% = 500.0006.000.000*10% = 600.0004.000.000*15% =600.000Total provisión 1.700.000
La contabilización es la misma que en la provisión individual.
Los porcentajes aquí expuestos son los exigidos fiscalmente pero la empresa puede determinar la provisión de cartera utilizando criterios y tarifas diferentes, lo cual sólo tendrá efecto contable y financiero.

Contabilización de la provisión de cartera
La contabilización de la provisión de cartera se hace mediante un débito al gasto por provisión y un crédito a la cuenta provisión del activo.
La provisión de cartera es el reconocimiento de las deudas de difícil cobro, aquellas que se consideran que no será posible recuperarlas, por tanto constituyen un gasto para la empresa, que entrará a disminuir la utilidad de la misma.Es por esta razón que la provisión de cartera se contabiliza como un gasto, en la cuenta 51910.
La provisión de cartera disminuye las cuentas por cobrar en el valor que se provisione, puesto que la provisión es la consecuencia de reconocer que no es posible cobrar una cuenta o parte de ella, razón por la que la cuenta por cobrar se tiene que disminuir, pues no tiene objeto tener registrado un valor en la contabilidad que no será posible cobrar. Es por eso que en el activo, la provisión se registra en el lado crédito de la cuenta.
Pues bien, el registro contable de la provisión es el siguiente:
Cuenta
Debito
Crédito
519910
100.000

139905

100.000
La contabilización de la provisión se realiza mediante una nota de contabilidad que es un documento interno de la empresa.
La provisión de cartera se puede hacer mensual, semestral o mensual, pero por costumbre, se hace anual, cuando se puede determinar con mayor facilidad los días de mora de cada cuenta.

Rotación de cartera
La rotación de cartera es un indicador financiero que determina el tiempo en que las cuentas por cobrar toman en convertirse en efectivo, o en otras palabras, es el tiempo que la empresa toma en cobrar la cartera a sus clientes.
Cálculo de la rotación de cartera
Para el cálculo de la rotación de cartera se toma el valor de las ventas a crédito en un periodo determinado y se divide por el promedio de las cuentas por cobrar en el mismo periodo: Ventas a crédito/Promedio cuentas por cobrar
Las ventas a crédito son la sumatoria de todas las ventas a crédito que se hicieron en un periodo o ejercicio. El promedio de cuentas por cobrar se determina por lo general, sumando los saldos al inicio del periodo y el saldo al finalizar el periodo y luego dividiendo por dos.Supongamos una empresa X que en el 2006 realizó ventas a crédito por 30.000.000.Al iniciar el 2006 tenía un saldo en cartera de 1.000.000 y al finalizar el 2006 su saldo en cartera era de 2.000.000.
Luego su rotación de cartera es 30.000.000/((1.000.000+2.000.000/)2) = 30.000.000/1.5000 = 20
Quiere decir esto que la rotación de cartera para esta empresa es de 20
Luego, si dividimos 360 en 20 tendremos que la empresa rota su cartera cada 18 días (360/20 = 18)
La empresa tarda 18 días en recuperar su cartera, lo cual se puede interpretar como eficiente el manejo que le están dando a su cartera.
Importancia de un manejo eficiente de la cartera
La cartera es una de las variables más importantes que tiene una empresa para administrar su capital de trabajo. De la eficiencia como administre la cartera, el capital de trabajo y la liquidez de la empresa mejoran o empeoran.
Las ventas a crédito implica que la empresa inmovilice una importante parte de sus recursos, pues está financiando con sus recursos a los clientes, y en muchas ocasiones, la empresa no cobra intereses a sus clientes por el hecho de venderles a crédito, por lo que vender a crédito es una inversión de recursos con cero rentabilidad.
La gestión de cartera debe ser una política de primero orden en la empresa. De la eficiencia con que se administre depende el aprovechamiento de los recursos de la empresa.
La rotación de cartera debe ser más acelerada que la rotación de cuentas por pagar, o al menos igual. No se puede considerar que mientras a los clientes se les da créditos a 30 días, los proveedores sólo den crédito a 15 días; de suceder así, se estaría en una desventaja financiera puesto que mientras la empresa financia a sus clientes, debe pagar de contado o a muy corto plazo a sus proveedores.
El hecho de tener recursos acumulados en cartera, implica que la empresa para poder operar o pagar su proveedores debe recurrir a financiación externa que trae consigo una alto costo financiero, razón por la cual la gestión de la cartera debe ser coherente con la gestión de las cuentas por cobrar, o la política de clientes debe ser más favorable o cuanto menos igual que la política de proveedores.

Estado de cartera en Excel
Fredy Robinson Gil Zea, ha desarrollado una aplicación en Excel que gestiona la cartera, el cual determina la morosidad de cada factura.
Esta aplicación determina automáticamente la provisión de cartera utilizando el método de la provisión general.
El procedimiento para la utilización de la aplicación es sencillo, todo lo que debe hacer es digitar el cliente, la factura, la fecha de la factura, el valor y los abonos que se hayan hecho sobre la factura.
La aplicación resulta muy útil para la elaboración de la declaración de renta y complementarios.

Contabilización de la recuperación de cartera provisionada
Cuando una cartera, después de haber sido provisionada se recupera, su contabilización tiene dos tratamientos, dependiendo del periodo en que fue realizada la provisión.
Si la recuperación de la cartera provisionada, corresponde a una cartera que se ha sido provisionada en el mismo periodo o año, simplemente se revierte el asiendo inicial.
Si la recuperación de la cartera provisionada corresponde a una provisión realizada en un periodo o año anterior, se debe contabilizar como un ingreso.
Cuando se realiza una provisión, la contabilización es:
Cuenta
Debito
Crédito
519910
1.000.000

139905

1.000.000
Supongamos ahora que en el mismo año la empresa recupera $500.000 de la cartera provisionada.
La contabilización de esa recuperación será:
Cuenta
Debito
Crédito
139905
500.000

519910

500.000
En principio, acreditar una cuenta de gastos no parece una decisión acertada, pero el decreto 2650 o plan único de cuentas para comerciantes, en la dinámica de la cuenta 5199 contempla:
(…)
CREDITOSa. Por el valor de las reversiones de las provisiones excesivas o indebidas cuando correspondan al mismo ejercicio. b. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.
Se observa con claridad que al tratarse de provisiones del mismo año, se debe revertir la cuenta de gastos por provisión.
Ahora supongamos que en el siguiente año se recupera el resto de cartera provisionada, es decir, los $500.000 restantes.
La contabilización, por corresponder a una cartera provisionada un periodo diferente, se debe contabilizar de la siguiente manera:
Cuenta
Debito
Crédito
139905
500.000

425035

500.000
En este caso, la recuperación de cartera se convierte en ingreso, ingreso que debe ser declarado como gravado con el impuesto de renta.